Persondatapolitik

Persondatapolitik

Nordisk Journalistcenter (NJC) passer på dine personoplysninger, når vi behandler oplysninger om dig

Nedenfor kan du læse hvordan vi behandler dine oplysninger, samt hvilke rettigheder du har.

Behandlingen af dine personoplysninger ved NJC bestemmes bl.a. af databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

 

Indledning

På Nordisk Journalistcenter ønsker vi at behandle alle samarbejdspartnere (kursister, interessenter og partnere) korrekt og gennemsigtigt, og derfor vil vi passe grundigt på de personoplysninger, vi modtager – og behandle dem efter den gældende lovgivning.

Der er personoplysninger, vi er nødt til at have, hvis du f.eks. er kursist eller oplægsholder hos os, ellers kan vi ikke administrere kurser, rejser m.v. De oplysninger vi gemmer, kan f.eks. være dit navn, adresse, kontaktinfo, CPR-nr., pasnumre, oplysning om allergier og eventuelle sygemeldinger.

Der er også personoplysninger, som ligger ud over de ovennævnte, men som er vigtige for os at indsamle og behandle, f.eks. for at sikre en god kvalitet i undervisning, konferencer, oplæg og markedsføring. I disse tilfælde må vi kun behandle personoplysninger, hvis du udtrykkeligt giver os et samtykke.

Helt grundlæggende gælder det, at vi kun må indsamle og behandle de personoplysninger, vi har brug for. Vi må kun bruge dem til præcis dét formål – og vi må kun gemme dem, så længe der er brug for det.

Alt hvad vi opbevarer af personoplysninger skal være lovlig og rimelig, i forhold til den opgave vi løser for vores kursister og samarbejdspartnere.

Vi opbevarer dine oplysninger sikkert og fortroligt. Vi beskytter dem mod, at de utilsigtet bliver tilintetgjort, går tabt eller forringes og mod, at de kommer til uvedkommendes kundskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven.

Personoplysninger behandles til de overordnede formål:

  • Drift af Nordisk Journalistcenter, herunder administration af kursister og ansatte
  • Yde ønskede services, f.eks. ved tilmelding til nyhedsbrev eller kursus ved Nordisk Journalistcenter
  • Forbedre brugeroplevelsen på hjemmesiden, f.eks. gennem undersøgelse af brugen af njc.dk.

Herunder kan du læse mere om, hvordan vi generelt behandler personoplysninger, hvilke rettigheder du har til f.eks. indsigt, indsigelse, berigtigelse og sletning – og hvordan du giver samtykke og evt. trækker det tilbage igen.

 

Kontaktoplysninger for Nordisk Journalistcenter (hjemmesideejer og dataansvarlig)

Nordisk Journalistcenter

Helsingsforsgade 6A-D, 8200 Aarhus N

kontakt@njc.dk

Har du brug for yderligere kontakt kan du skrive til:

John Frølich
Chef for Nordisk Journalistcenter
Mobil: + 45 2095 0945
E-mail: jf2@dmjx.dk

 

Formål og retsgrundlag for behandlingen

Nordisk Journalistcenter arbejder for, at du, som er registreret hos os, er sikret den gennemsigtighed, som EU’s databeskyttelsesforordning artikel 5 giver dig ret til.

Vi har i vores overordnede politik for behandling af persondata gjort det klart, at vi kun indsamler og behandler data, der er nødvendige for, at vi kan administrere dit kursusforløb, konferencedeltagelse (og lignende) – og for at vi kan drive Nordisk Journalistcenter som en sund virksomhed.

Vi behandler kun personoplysningerne til formålet, og hvis vi får brug for dem til et andet formål, informerer vi dig først.

Nordisk Journalistcenter er en del af Danmarks Medie- og Journalisthøjskole (DMJX) og har som uddannelsesinstitution hjemmel til at behandle oplysninger om dig som kursist, oplægsholder og deltager i konferencer m.v., når behandlingen sker for at overholde en retlig forpligtelse, der påhviler Nordisk Journalistcenter, samt når behandlingen henhører under offentlig myndighedsudøvelse, der er pålagt Nordisk Journalistcenter. Behandlingen af dine personoplysninger er oftest baseret på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e (Behandling nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt).

Dine oplysninger vil i nogle tilfælde bliver videregivet for eksempel på deltagerlister, og derudover vil vores databehandlere behandle oplysningerne i overensstemmelse med den aftale og instruks, vi har indgået med databehandlerne. Dine oplysninger slettes, når opbevaring ikke længere er nødvendigt.

I nogle tilfælde vil oplysninger blive behandlet på grundlag af dit samtykke og dermed databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, hvis det er almindelige personoplysninger, eller art. 9, stk. 2, litra a, hvis det er følsomme oplysninger. Dette gælder for eksempel, når du tilmelder dig nyhedsbrevet fra NJC, og når du tillader at vi bruger flere cookies end de nødvendige. I begge tilfælde kan du trække dit samtykke tilbage, og behandlingen af dine oplysninger vil derefter stoppe. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af behandlingen i perioden frem til tilbagetrækningen.

Når vi behandler dit CPR-nummer/personnummer, er behandlingen baseret på databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, hvilket betyder, at behandlingen sker med henblik på en entydig identifikation eller for at bruge det nummeret som journalnummer. Oplysningerne om CPR-/personnummer behandles fortroligt.

Det er Nordisk Journalistcenteres politik, at alle samtykker skal være skriftlige; som udgangspunkt elektroniske. Det giver dig den største grad af sikkerhed, og det gør det lettere at administrere for os

 

Behandlingsaktiviteter og specificerede formål

Nyhedsbrev
Vores nyhedsbrev indeholder værktøjer og viden, som kan inspirere dig, og typisk er det oplysninger om nyheder, kurser og konferencer fra NJC. Nyhedsbrevet udsendes fra mailen kontakt@njc.dk, så længe du ikke har afmeldt nyhedsbrevet.

Når du tilmelder dig nyhedsbrevet fra NJC, din e-mail, og denne behandles med det formål at sende dig nyhedsbrevet. Behandlingen sker på grundlag af dit samtykke og er dermed baseret på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Vi behandler efter tilmeldingen også personoplysninger og onlineadfærd om dig til brug for målrettet markedsføring, så vi bedst muligt kan sende nyheder, artikler og kurser, der er relevante for dig.

Når du afmelder nyhedsbrevet, trækker du samtykket tilbage, og vi behandler derefter ikke dine personoplysninger til disse formål. Nyhedsbrevet kan let afmeldes via linket i bunden af mailen.

Tilmelding til kurser
Når du tilmelder dig et kursus gennem njc.dk, behandler vi oplysninger om dit navn og telefonnummer, mail, adresse, fødselsdato, CPR-nummer og navnet på din arbejdsplads. Formålet med behandlingen af oplysningerne er registrering af din tilmelding og efterfølgende administration af din kursusdeltagelse. Retsgrundlaget for behandlingen af oplysningerne efter tilmelding er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, da NJC ved afholdelse af kurset udøver en opgave i samfundets interesse.

Dine oplysninger vil i nogle tilfælde bliver videregivet for eksempel på deltagerlister, og derudover vil vores databehandlere behandle oplysningerne i overensstemmelse med den aftale og instruks, vi har indgået med databehandlerne. Dine oplysninger slettes, når opbevaring ikke længere er nødvendigt.

Vi behandler også dit CPR-nummer for at kunne identificere vores kursusdeltagere, og denne oplysning behandles fortroligt. Behandlingsgrundlaget er i den forbindelse databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 (behandling med henblik på en entydig identifikation eller som journalnummer).

Oplysningerne slettes, når opbevaring ikke længere er nødvendig

Tilmelding til konferencer
NJC afholder konferencer, workshops og lignende arrangementer. I den forbindelse behandles personoplysninger, hvor formålet er at planlægge, administrere, evaluere og eventuelt fakturere i forbindelse med afholdelse af konferencen.

Retsgrundlaget for behandlingen af oplysningerne i forbindelse med afholdelse af konferencer er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, da NJC ved afholdelse af konferencer udøver en opgave i samfundets interesse.

Dine oplysninger vil i nogle tilfælde bliver videregivet for eksempel på deltagerlister, og derudover vil vores databehandlere behandle oplysningerne i overensstemmelse med den aftale og instruks, vi har indgået med databehandlerne. Dine oplysninger slettes, når opbevaring ikke længere er nødvendigt.

Anvendelse af billeder
NJC bruger fotografier til at vise vores glimt fra vores kurser, konferencer, workshops og lignende. Dette indebærer en behandling af personoplysninger. Billedets karakter har indflydelse på hvilket behandlingsgrundlag vi anvender, men er der specifikke personer i en fremtrædende rolle på billedet, anvender vi som udgangspunkt samtykke som retsgrundlag for behandlingen. Hvis vi vurderer, at billedet ikke har nogle fremtrædende personer, som kunne føle sig udnyttede eller krænkede, kan retsgrundlaget for behandlingen være offentlig myndighedsudøvelse.

Dine rettigheder i databeskyttelsesforordningen er gældende, og det betyder også, at du kan trække et eventuelt samtykke tilbage, hvorefter vi vil standse behandlingen af billedet.

 

Jobansøgninger

Når du søger en stilling hos NJC, behandler vi udelukkende dine personoplysninger til rekrutteringsformål, og personoplysningerne behandles fortroligt. Oplysningerne vil være afhængige af, hvad din ansøgning indeholder, men typisk vil det være oplysninger som navn, adresse og uddannelse. Vi opfordrer til, at du udelader de sidste 4 cifre i dit CPR-nummer fra et eventuelt eksamensbevis, og at du udelader følsomme personoplysninger i videst muligt omfang.

Behandlingen baseres på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvis det er ikke-følsomme personoplysninger, og på art. 9, stk. 2, litra g, hvis der er følsomme personoplysninger i ansøgningen.

 

Til tidligere medarbejdere, kursister eller konferencedeltagere

Når du holder op med at være kursist, oplægsholder eller konferencedeltager på Nordisk Journalistcenter, så kan der være situationer, hvor vi i en periode fortsat behandler dine personoplysninger. Det kan f.eks. være informationer, der skal videregives til SKAT og Feriekonto, HR-relevante informationer, personoplysninger i andre systemer og dokumenter, der har været gældende i forbindelse med din ansættelse, kursusdeltagelse m.v.  (fx referater mv.) – samt historier og nyheder på intranettet og hjemmesiden, som du optræder i.

Behandlingen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og e når der er tale om almindelige personoplysninger, og efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, litra a og b.

 

Modtagere eller kategorier af modtagere

I visse tilfælde overdrager NJC dine personoplysninger til samarbejdspartnere eller leverandører, f.eks. til leverandøren af vores nyhedsbrevs-løsning og andre leverandører af IT-systemer.

I disse tilfælde sker overladelsen til modtagere, som er vores databehandlere, og overførslen af personoplysninger er reguleret af en aftale og behandlingen gennemføres i overensstemmelse med aftalens tilhørende instruks. Dette kan blandt andet betyde, at de ikke må behandle oplysningerne til andre formål end opfyldelse af aftalen med os. Det er gennem aftalen også sikret, at den eksterne tredjepart tager passende sikkerhedsmæssige foranstaltninger.

Dine personoplysninger kan også overdrages til offentlige myndigheder, som efter lov har krav på at modtage oplysningerne. Det kan for eksempel dreje sig om politiet og Danmarks Statistik.

 

Tredjelandsoverførsler

På NJC prioriterer vi at bruge samarbejdspartnere, hvor personoplysninger ikke behandles uden for EU/EØS, men i nogle tilfælde fraviges dette udgangspunkt for at kunne levere den bedst mulige ydelse. Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel først ske når der er sikret et overførselsgrundlag. Endvidere vil overførslen baseres på EU-Kommissionens standardkontrakter eller EU-US Data Privacy Framework.

 

Sociale medier

NJC har profiler på flere sociale medier, og vi gør opmærksom på, at de respektive mediers privatlivspolitikker gælder, når du benytter deres sider. NJC og de sociale medier er i nogle tilfælde fælles dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger, og vi gør opmærksom på, at også de sociale mediers privatlivspolitikker gælder, når du benytter deres tjenester.

Sidernes overordnede privatlivspolitikker findes her:

Facebook

LinkedIn

 

Opbevaring og sletning

Vi opbevarer dine oplysninger så længe det er relevant for det formål, oplysninger blev indsamlet til. Når formålet med NJC’ behandling af dine personoplysninger er opfyldt, vil dine oplysninger blive anonymiseret, slettet eller arkiveret. Konkrete tidspunkter for sletning er angivet i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. Der kan i særlige tilfælde være regler, der gives os pligt eller ret til en længere opbevaringsperiode, for eksempel eksamensbekendtgørelsen og bogføringsloven.

 

Registreredes rettigheder og klagemuligheder

Du har en række rettigheder, når NJC behandler dine personoplysninger. Du kan læse mere om de enkelte rettigheder her.

Rettighederne omfatter:

  • Retten til indsigt
  • Retten til sletning
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til indsigelse
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til ikke at blive genstand for profilering

Vær opmærksom på, at der kan være betingelser eller begrænsninger i forhold til, hvorvidt du kan udnytte dine rettigheder, og at det derfor ikke er sikkert, at NJC kan imødekomme alle anmodninger. Hvis det ikke er muligt for os at imødekomme din anmodning, vil vi forklare hvorfor.

 

Databeskyttelsesrådgiveren ved NJC

Hvis du ønsker at kontakte NJC’ DPO i forhold til spørgsmål om databeskyttelse, skal følgende kontaktoplysninger benyttes:

Vi opfordrer til, at du bruger den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.

 

Klageadgang

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som NJC behandler dine personoplysninger på.

Datatilsynet kan kontaktes på:

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: 33193200